O que é armazenamento de dados inativos? Conheça as boas práticas

Índice:

• O que é armazenamento de dados inativos?
• A diferença entre arquivamento e backup
• Por que separar dados ativos e inativos?
• Como identificar dados para arquivamento?
• Quais as mídias para armazenamento frio?
• O papel de um storage NAS no arquivamento
• Boas práticas para uma política de retenção
• Automação no ciclo vital da informação
• Riscos ao ignorar o gerenciamento de dados frios
• A resposta para o crescimento sustentável dos dados

Muitas empresas acumulam um volume gigantesco com informações ao longo dos anos. Esses dados consomem espaço valioso em storages primários e frequentemente tornam os sistemas mais lentos. Isso também eleva os custos operacionais com armazenamento e backup.

A performance dos servidores principais cai porque eles processam arquivos raramente acessados. As rotinas para cópias de segurança demoram mais tempo para concluir, o que aumenta a janela para recuperação em caso de falhas. Esse cenário ainda eleva os gastos com energia e refrigeração no datacenter.

Assim, uma estratégia para gerenciar informações inativas é fundamental. Ela otimiza recursos, melhora o desempenho dos sistemas e garante a conformidade com as políticas para retenção. Adotar boas práticas nesse processo é a resposta para um crescimento sustentável dos dados.

O que é armazenamento de dados inativos?

O armazenamento para dados inativos consiste em mover arquivos pouco acessados para um repositório secundário mais econômico. Esses dados não são necessários para as operações diárias, mas precisam ser mantidos por razões legais, conformidade ou para consultas futuras. Essa abordagem organiza o ambiente e ainda reduz custos com sistemas primários.

Na prática, a tecnologia funciona com base em políticas automáticas. Um sistema identifica arquivos que não foram abertos ou modificados por um certo período, por exemplo, seis meses. Em seguida, ele transfere esses arquivos para um storage com menor custo por Terabyte, como um servidor NAS com discos SATA ou até mesmo uma fita LTO.

Essa separação libera capacidade nos sistemas all-flash ou em arranjos SAS mais rápidos. Como resultado, as aplicações principais ganham desempenho e as rotinas para backup ficam mais ágeis, pois manipulam um volume menor com informações. Algumas empresas relatam uma melhora em até 30% na velocidade das suas cópias de segurança após adotar essa prática.

A diferença entre arquivamento e backup

Muitos profissionais confundem arquivamento com backup, mas suas finalidades são bem distintas. O backup cria cópias para recuperação rápida em caso de falhas, exclusões acidentais ou ataques cibernéticos. Seu foco é a continuidade do negócio, com um tempo curto para retenção.

O arquivamento, por outro lado, move os dados originais para um local de armazenamento a longo prazo. O objetivo é a preservação histórica e a conformidade legal, não a recuperação operacional imediata. Os arquivos arquivados raramente são acessados e podem ficar guardados por vários anos.

Portanto, um backup protege contra a perda de dados ativos, enquanto o arquivamento gerencia o ciclo vital da informação. Um bom plano de proteção de dados geralmente inclui ambas as estratégias. Elas se complementam para garantir segurança e eficiência na gestão do armazenamento.

Por que separar dados ativos e inativos?

Manter todos os dados em um único repositório de alta performance é ineficiente e caro. Os sistemas primários, como arrays all-flash, foram projetados para baixa latência e alto IOPS, características desnecessárias para arquivos consultados poucas vezes ao ano. Separar os dados otimiza o uso desses recursos valiosos.

Essa segregação também melhora diretamente o desempenho das aplicações críticas. Com menos informações para gerenciar, os servidores respondem mais rápido às requisições. Além disso, as tarefas de manutenção, como indexação e verificação, concluem em menos tempo.

Outro ponto importante é a redução no tempo para backup. As cópias de segurança focam apenas nos dados ativos e relevantes para a operação. Isso diminui a janela de backup e acelera a restauração quando um desastre ocorre. Em alguns testes, a redução no tempo para cópia chegou a 50%.

Como identificar dados para arquivamento?

A identificação correta dos dados inativos é o primeiro passo para uma estratégia de arquivamento bem-sucedida. Geralmente, essa classificação se baseia em metadados como a data da última modificação ou do último acesso. Por exemplo, qualquer arquivo não acessado nos últimos 180 dias pode ser um candidato ao arquivamento.

Outros critérios também podem ser aplicados. Arquivos de projetos concluídos, registros financeiros antigos ou e-mails com mais de dois anos são exemplos comuns. É importante envolver os donos dos dados e os departamentos jurídico e financeiro na definição dessas políticas para garantir que nenhuma informação crítica seja movida indevidamente.

Existem várias ferramentas de software que automatizam essa análise. Elas varrem os servidores de arquivos e geram relatórios detalhados sobre o perfil do armazenamento. Com esses relatórios, os administradores de TI conseguem tomar decisões informadas e criar regras precisas para o arquivamento.

Quais as mídias para armazenamento frio?

A escolha da mídia correta para o armazenamento frio depende de fatores como custo, frequência de acesso e tempo de retenção. Uma das opções mais populares são os discos rígidos (HDDs) de alta capacidade, especialmente os modelos SATA. Eles oferecem um custo por Terabyte bem menor que os SSDs.

Para arquivamento a longo prazo com acesso muito raro, as fitas magnéticas, como a tecnologia LTO, continuam sendo uma excelente escolha. Uma única fita LTO-9 armazena até 45 TB com dados compactados e possui uma vida útil que pode superar 30 anos. Seu custo por Terabyte é quase imbatível para grandes volumes.

A nuvem pública também se tornou uma alternativa viável. Serviços como Amazon S3 Glacier e Azure Archive Storage oferecem um armazenamento extremamente barato para dados frios. No entanto, vale ressaltar que o custo para recuperar esses dados pode ser alto, por isso a nuvem é mais indicada para cenários de arquivamento profundo.

O papel de um storage NAS no arquivamento

Um storage NAS (Network Attached Storage) desempenha um papel central em muitas estratégias de arquivamento. Esses equipamentos são servidores de arquivos otimizados, que oferecem uma plataforma acessível e fácil de gerenciar para centralizar dados inativos. Eles funcionam como um repositório on-premise de baixo custo.

Diferente das fitas, um NAS mantém os dados online e prontamente acessíveis pela rede. Embora a velocidade seja inferior a um sistema primário, a recuperação de um arquivo arquivado em um NAS é muito mais rápida que a restauração a partir de uma fita. Isso equilibra custo e acessibilidade.

Muitos sistemas NAS modernos também incluem softwares para sincronização e tiering automático. Eles podem se integrar aos servidores principais e mover os dados frios automaticamente, sem intervenção manual. Essa automação simplifica o gerenciamento e garante que as políticas de arquivamento sejam cumpridas com consistência.

Boas práticas para uma política de retenção

Uma política de retenção bem definida é a base para o gerenciamento de dados inativos. Ela deve especificar por quanto tempo cada tipo de informação precisa ser mantido e o que deve ser feito após esse período. Essas regras precisam estar alinhadas com as exigências legais e regulatórias do setor.

A documentação é outro pilar. Todas as políticas, processos e critérios para arquivamento devem ser formalizados e comunicados a todos os envolvidos. Isso evita ambiguidades e garante que a equipe de TI tenha o respaldo necessário para executar as tarefas de gerenciamento do ciclo vital da informação.

Por fim, a política deve ser revisada periodicamente. As necessidades do negócio e as regulamentações mudam com o tempo. Uma revisão anual garante que a estratégia de arquivamento continue relevante e em conformidade, protegendo a empresa contra riscos legais e otimizando os custos com armazenamento.

Automação no ciclo vital da informação

Gerenciar manualmente o ciclo vital da informação é uma tarefa impraticável em ambientes com grande volume de dados. A automação é a chave para a eficiência. Softwares de ILM (Information Lifecycle Management) aplicam as políticas de retenção e arquivamento de forma automática e consistente.

Essas ferramentas monitoram o uso dos arquivos nos sistemas de armazenamento. Quando um arquivo atinge os critérios definidos na política, como seis meses sem acesso, o software o move automaticamente para o tier de arquivamento. Esse processo ocorre sem impacto para o usuário final.

Além de mover os arquivos, as soluções de automação também gerenciam a sua exclusão definitiva ao final do ciclo de retenção. Isso previne o acúmulo de dados obsoletos e reduz os riscos associados à manutenção de informações por mais tempo que o necessário. Com isso, a empresa economiza espaço e simplifica a governança.

Riscos ao ignorar o gerenciamento de dados frios

Ignorar o volume crescente de dados inativos acarreta vários riscos para uma organização. O primeiro é o impacto financeiro. Armazenar tudo em sistemas de alta performance infla os custos com hardware, energia e manutenção sem qualquer benefício prático. Esse desperdício de recursos poderia ser investido em outras áreas estratégicas.

A degradação do desempenho é outro risco iminente. Servidores e storages sobrecarregados com dados antigos respondem mais lentamente, o que afeta a produtividade dos funcionários e a experiência dos clientes. As rotinas de backup também se tornam lentas e complexas, aumentando o RTO (Recovery Time Objective).

Por fim, há o risco de não conformidade. Manter dados por tempo indefinido ou não conseguir localizá-los para uma auditoria pode resultar em multas pesadas, especialmente com leis como a LGPD. Uma gestão inadequada de dados inativos deixa a empresa vulnerável a problemas legais e de segurança.

A resposta para o crescimento sustentável dos dados

A implementação de uma estratégia para armazenamento de dados inativos não é apenas uma medida para economizar custos. Ela representa uma mudança fundamental na forma como a empresa gerencia seu ativo mais valioso. A abordagem libera recursos, otimiza a performance e mitiga riscos significativos.

Ao combinar políticas claras, tecnologias adequadas como storages NAS e automação, as organizações conseguem lidar com o crescimento exponencial de informações de maneira inteligente. O resultado é uma infraestrutura de TI mais ágil, segura e alinhada com os objetivos do negócio.

Portanto, adotar essas boas práticas é a resposta para transformar o desafio do volume de dados em uma vantagem competitiva. Um ambiente organizado, com cada informação no lugar certo, prepara a empresa para o futuro e garante que a tecnologia trabalhe a favor do seu crescimento.